Salesforceを使い始めて、まず知りたかったのはそれほど複雑な数字ではありませんでした。

「月ごとの寄付額はいくらなのか。」
「何人から寄付があったのか。」
「ワンショットドナーとマンスリードナーは、それぞれ何人いるのか。」

まずはそんな基本的な数字を確認したかったのですが、困ったことがありました。

引き継いでもらえる人がいませんでした。

Salesforceのどこを見れば自分の知りたい数字が出てくるのかが分からない。

そこで最初につまずいたのが「レポート」でした。

そもそもSalesforceの「レポート」って何だろう

Salesforceの公式情報を読むと、レポートでは必要な項目を選び、検索条件で対象となるデータを絞り込み、グループ化や集計などを行うことができます。

実際にレポートを作るときは、最初に「レポートタイプ」を選びます。

ここが、最初はよく分かりませんでした。

「レポートを作りたいのに、その前にレポートタイプを選ぶってどういうこと？」

という状態です。

今なら、ざっくりこんな順番で考えています。

知りたいこと
↓
必要なデータ
↓
レポートタイプ
↓
表示する項目
↓
検索条件
↓
集計・表示

レポートタイプによって、そのレポートで扱えるレコードや項目の範囲が決まります。

そして「項目」で何を表示するかを決め、「検索条件」で必要なデータに絞り込みます。

この関係が分かるまで、私はかなり遠回りしました。

一番分からなかったのは「どの項目を選べばいいのか」

Salesforceには、たくさんのデータが入っています。

ところが、データが存在していることと、自分が欲しい数字を取り出せることは別でした。

たとえば「月ごとの寄付額を知りたい」とします。

最終的に欲しいのは一つの数字ですが、それを出すためには、

  • どのデータを対象にするのか
  • 金額はどの項目を見るのか
  • どの日付を基準に「月」を判断するのか
  • どんな条件で対象を絞るのか

といったことを決める必要があります。

ところが私は、それを考える前にSalesforceを開いていました。

画面に並んでいる項目を見ながら、

「どれを選べばいいんだろう？」

と考えていました。

「月ごとの寄付額」から逆算してみる

今なら、まずSalesforceを触る前に必要な情報を考えます。

たとえば「月ごとの寄付額」が知りたいなら、

知りたいこと：月ごとの寄付額
↓
必要な情報：寄付金額と日付
↓
対象：どの寄付を集計に含めるか
↓
条件：対象となる期間など
↓
集計：月ごとに寄付金額を合計する

というように、一度分解します。

実際に使う項目名やデータの持ち方はSalesforceの設定によって異なりますが、先に必要な材料を整理しておくだけでも、探す範囲をかなり絞れるようになりました。

既存のレポートを自分で再現してみた

理解するきっかけになったのは、すでに作られていたレポートでした。

私が欲しいものとは別のレポートですが、既存のレポートを見ながら、

「このレポートは何のデータを使っているんだろう」

「どんな項目が入っているんだろう」

「どんな条件で絞り込んでいるんだろう」

と、一つずつ確認しました。

そして、自分でも同じようなレポートを作ってみました。

同じ設定をして、同じような結果が出るか試してみる。

最初から新しいレポートを作るより、この方法の方が私にはずっと分かりやすかったです。

完成したものを一度分解して、もう一度組み立て直すような感覚でした。

そこで、ようやく項目の意味が見えてきました。

「レポートを作る」から考えない

最近は、Salesforceを開く前に「何を知りたいのか」を整理するようにしています。

たとえば、あるキャンペーンに対して、どれくらい反応があったのか確認したい時、

以前なら、とりあえずSalesforceを開いて、使えそうなレポートや項目を探していたと思います。

今は先に、

最終的に何を確認したいのか？

を決めます。

次に、

その結果を出すためには、どんな情報が必要なのか？

を考えます。

キャンペーンを識別するための情報、寄付の日付、寄付額、寄付の種類……。

必要な材料をある程度整理してからSalesforceを開きます。

最初の頃とは、順番が逆になりました。

欲しい「結論」から逆算する

Salesforceのレポートを使い始めた頃の自分に一つだけ教えるなら、

「欲しい結論から逆算すると分かりやすい」

と伝えると思います。

レポート画面を開いてから「何を選べばいいんだろう」と考えるのではなく、一度Salesforceから離れて、

「私は最終的に何を知りたいんだろう？」

と考えてみる。

そして、その結論を出すために必要な材料を書き出してみる。

必要な材料が分かれば、それをSalesforceのどこから取ればいいのかを探せます。

もちろん、今でも分からない項目はありますし、組織によってSalesforceの設定や使われている項目も違います。

それでも最初の頃と比べると、「Salesforceのどこを見ればいいか分からない」という状態から、「この数字を出すには何が必要だろう」と考えられるようになりました。

Salesforceのレポートを全部理解した、というよりも、

Salesforceに何を聞けばいいのかを考えられるようになった。

今のところ、それが私にとって一番大きな変化です。

参考

Salesforce公式「レポート」
Salesforce Trailhead「Lightning Experience のレポートビルダーの使用」